La mayoría de nosotros somos adictos al correo electrónico. Algunos estudios dicen que algunos pasan hasta cinco horas y media cada día comprobándolo.
A pesar de la explosión de redes sociales en estos últimos años, el email no está en declive. Las encuestas calculan que en 2019 se enviarán cada día 246.000 millones de emails (205.000 millones más que en 2015).
Y con el incremento del uso del email han aumentado también nuestros intentos para gestionar con éxito la sobrecarga en la bandeja de entrada.
Los emails ya no se limitan a nuestra computadora de escritorio o portátil; la gran mayoría podemos acceder a ellos desde el teléfono, a menudo desde la comodidad de nuestra propia cama.
Solemos responderlos rápidamente, tratando de vaciar la rebosante bandeja cada vez que se vuelve a llenar.
Pero para ganar de una vez por todas el control sobre ellas, tenemos que observar las causas de raíz, y no solo los síntomas.
Estas son diez maneras de dominar de manera definitiva el caos de los emails que recibimos.
1. Deja de usar el email como si fuera un chat
Los correos electrónicos no están pensados para conversaciones rápidas. Lleva mucho tiempo navegar por charlas dilatadas y enredadas que saturan las bandejas de entrada. Además, idealmente, es mejor resolver las cosas cara a cara o por teléfono.
2. ¡Ojo con la repetición de mensajes!
Esto se conoce como el problema de la "replicación de mensajes". Llega un mensaje de texto: "Estoy comprobando mi email". Suena el teléfono: "Acabo de enviarte un email".
Mucha gente no confía en las decisiones que se toman virtualmente y terminamos replicando los mensajes.
Mensajes de texto para confirmar cosas que se dicen en redes sociales, emails para confirmar mensajes, llamadas para confirmar emails, y reuniones cara a cara para confirmar llamadas telefónicas.
Requiere tiempo y es confuso. Los emails no son el mejor medio para tomar decisiones serias. Mejor la sala de reuniones.
3. Elimina las malas hierbas de tu jardín electrónico
Una bandeja de entrada saturada es como un jardín lleno de malas hierbas. Merece la pena gastar un poco de tiempo cada día eliminando mensajes que no necesitas.
Un consejo simple y efectivo es usar la función de búsqueda con el término "unsubscribe" (cancelar suscripción). Arrojará un número seguramente sorprendentemente de newsletters a los que ni siquiera sabías que estabas suscrito.
4. Revisa la carpeta de spam con sensatez
La identificación automática de correos electrónicos no deseados mejoró en los últimos años. Pero se siguen colando en nuestra bandeja de entrada.
Echa un vistazo en esa carpeta para eliminar los emails que fueron colocados allí sin ninguna necesidad.
5. Pide que dejen de enviarte emails
No seas tímido. Mejor sé discreto.
Otra causa de la saturación de emails los aquellos no necesarios de quienes son más cercanos a ti. Pídeles educadamente a tus amigos y compañeros de trabajo que dejen de enviarte emails sobre temas que podrían compartirse mejor en una reunión, llamada telefónica o mensaje de texto.
6. Menos es más
No envíes emails demasiado complejos. Si pides cinco cosas, mucha gente solo responderá correctamente a lo último de la lista. Y eso genera más correos electrónicos pidiendo lo que falta.
7. Asegúrate de que tus respuestas son completas
Responde a todo lo que piden en el email que recibiste. No hacerlo creará, de nuevo, más emails.
8. Comprueba tu email solo a ciertas horas
Somos más productivos (y nos estresamos menos) si respondemos a los emails solamente en ciertos momentos del día. Es un mito lo de que tengamos que estar en contacto a cada minuto. Y si tienes que hacerlo, los emails no son el mejor método. Usa mensajes instantáneos.
9. Repite el encabezado del asunto dentro del correo
Tal vez pienses que escribir la misma cosa dos veces sea una pérdida de tiempo. Pero no se aplica a los emails. Escribe con exactitud lo que buscas con ese correo electrónico como un sumario breve (15 palabras como máximo), en el asunto y al final de tu email.
Decir claramente y más de una vez lo que necesitas incrementará las posibilidades de obtener una respuesta completa y adecuada.
10. Deja de enviar emails
El número de ejemplos de personas y organizaciones que han dejado de usar los emails por completo y usan otros métodos de comunicación continúa creciendo.
Aunque los emails te pueden ayudar a reducir el estrés y a que seas más productivo, otros medios son más fluidos.
Es posible. Pruébalo por una semana.
Prueba algunos o todos estos consejos. A veces, las cosas que damos por sentado son las que nos causan mayores problemas.
* Paul Levy es profesor principal en la Escuela de Negocios de la Universidad de Brighton, en Reino Unido. Sus investigaciones incluyen temas como la creatividad y la gestión de la tecnología. Es el autor de "Technosophy" (2001) y "Digital Inferno" (2014, entre otros títulos).
