Para muchas personas, el email, o correo electrónico, fue su primera experiencia de comunicación online, y al principio parecía una nueva forma mágica de conectarse con el trabajo y la casa.
Ahora parece un zapato viejo.
Nos dicen que los adolescentes están usando de todo, desde Snapchat a WhatsApp, para comunicarse, que es improbable que te respondan si les mandas un email. Algo que puedo confirmar por mi experiencia personal.
Incluso en el trabajo, la utilidad del email está siendo cuestionada cada vez más.
Soy de esos que parece pasar gran parte del día borrando correos, así que decidí que era el momento de hacer una auditoría. Mi objetivo era analizar el contenido de mi bandeja de entrada (inbox) en el transcurso de un día y determinar qué tan útil era el correo electrónico para mí y para quienes me escribían"
El volumen de mensajes es uno de los problemas. La etiqueta de cómo escribirlos y quién debe recibir copia es otra.
Algunas empresas han tomado medidas para restringir el flujo. La fabricante de automóviles alemana Daimler impide que sus empleados reciban mensajes cuando están de vacaciones, y la firma de tecnología Atos incluso consideró prohibir el correo interno por completo.
Soy de esos que parece pasar gran parte del día borrando correos, así que decidí que era el momento de hacer una auditoría.
Mi objetivo era analizar el contenido de mi bandeja de entrada (inbox) en el transcurso de un día y determinar qué tan útil era el correo electrónico para mí y para quienes me escribían.
A continuación me haría la pregunta de si consideraría la posibilidad de abandonarlo.
300 emails antes del desayuno
El día que escogí no fue particularmente movido, y con todo recibí un total de 275 emails. De ellos, 70 eran mensajes internos, muchos de ellos correos colectivos que me llegaban porque estoy incluido en una lista particular.
No menos de 19 discutían si se trataba del Año Chino de la oveja o de la cabra.
Esto resultó gracioso al principio, pero luego escaló y se volvió exasperante cuando todo el mundo copió a todos en sus cavilaciones, hasta que tres personas le copiaron a todos un correo en el que pedían que se detuviera la cadena.
De los cerca de 200 correos que venían de afuera de la organización, muchos eran de listas a las que me había suscrito en un pasado remoto y olvidado.
No estoy seguro de que todavía necesite el resumen de noticias de la OPEP sobre los precios del petróleo, pero quizás el boletín de la industria de la música de Music Ally me sirva para algo algún día.
Lo que está claro es que necesito hacer una limpieza profunda para contener el flujo.
Esto no va a acabar con el torrente de mensajes de agencias de relaciones públicas decididas a venderme historias que, están convencidos, la audiencia de la BBC necesita conocer.
Conté 50 de estos, muchos relacionados con el congreso mundial sobre telefonía celular que tendrá lugar en Barcelona.
Lamentablemente, algunas de las personas que los escribieron deberían tomar clases sobre cómo hacer un buen email. "Estimado señor o señora" no es nunca un buen comienzo.
Cuando el email sigue con algo como "un proveedor hardware de infraestructura COTS para telecomunicaciones y redes de nube está demostrando nuevas soluciones de referencia NFV y SDN-habilitadas en colaboración con socios de la industria durante el Mobile World Congress", la única reacción posible es apelar al diccionario.
Incomunicación
Otros correos me preguntaban si estaba "interesado en hablar sobre soluciones de mensajería de empresa" o prometían traer emocionantes noticias sobre una compañía que "ofrece una orquestación de políticas de seguridad a través de un esquema automatizado y unificado de gerencia de políticas de seguridad a través de plataformas heterogéneas".
La gran mayoría de estos mensajes estaban muy mal escritos y muy mal enfocados. En un día cualquiera los hubiera borrado sin apenas mirarlos.
Es difícil navegar entre tanta información.
Así que, para estas agencias de relaciones públicas y sus clientes, el email es una herramienta muy poco efectiva de comunicación.
Y, en general, encuentro que las llamadas telefónicas, las redes sociales o -lo mejor de todo- los encuentros en persona son mejores maneras de hacer contacto con organizaciones e individuos con buenas historias que contar.
Dentro de mi organización hemos experimentado con nuevas maneras para comunicarnos. La red social corporativa Yammer prosperó ligeramente por un tiempo, pero no la he chequeado en años.
A veces usamos documentos compartidos de Google o cuadernos de Evernote para coordinar historias específicas.
Los "titulares", o mensajes de una línea, que aparece en nuestro sistema de mensajes de la redacción central son la mejor manera de contactar a alguien en forma urgente.
En años recientes también hemos probado una app llamada Slack que se describe a sí misma como una "plataforma para la comunicación de equipo", aunque mi reacción inicial es que significa más mensajes que procesar cada día.
La joya en el basurero
¿Debemos abandonar el email para siempre? Bueno, no; ciertamente no el corto plazo.
Una de mis mejores historias me llegó en un email anónimo por parte de alguien que quería contarme algo que estaba pasando dentro de su empresa. Y el email sigue siendo la red social esencial para la mayoría de los negocios, así que no es práctico botarlo por la cañería
Entre toda la basura, los mensajes mal enfocados, la habladuría incomprensible, de vez en cuando se encuentra una verdadera joya.
Una de mis mejores historias me llegó en un email anónimo por parte de alguien que quería contarme algo que estaba pasando dentro de su empresa.
Pero todos necesitamos mejorar nuestro uso del email. Deben ser más cortos, con una línea de "asunto" que funcione como un titular que le diga al destinario si vale la pena o no leerlo.
Y, sobre todo, necesitamos deternos un segundo y pensarlo dos veces antes de enviarle una copia a todo el mundo dentro de la organización o a cada periodista que aparece en una lista de correo.
Ahora debo dejar de escribir. El "ping" de mi computadora me avisa que me llegó otro correo.
La señal roja en mi bandeja de entrada a las 7.28am dice que tengo 190 mensajes sin leer, y estoy seguro de que al menos uno de ellos contiene información vital.
Hora de ponerse a trabajar.
